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会費入金処理の流れ・準備から印刷~入金入力まで(※カスタマイズ例)

・自動引き落とし契約をしているかどうか
・代金収納会社との契約をされているかどうか

、、、、など、方法が様々ですので、カスタマイズとご相談が必要です。

これは沙羅にはない機能です。まず請求データを年初発行日にドン!と作り、入金があった場合にそれぞれ入金日を入れて消しこんでいく方法)です。

つまり、入金日が入っていない明細は、未入金明細として残ります。→再請求や次年度との合算請求が自動にできます。
「数年分いただいた場合は合計金額算出で次年度の請求は出ないようにすることができます。」

※家ごとにいつでも未入金か入金済かがわかります。
「金額が決まっていない任意のお布施」にはご利用できません。

年の始めに請求データを作成

日ごとの入金方法

(1)入金日を入力

(2)ゆうちょ銀行の入金明細を見て「家番号を手入力」または「バーコード読み込み」(※フリガナ氏名検索もできます。)
※現金で持参の場合も「家番号を手入力」

(3)その家の未入金明細のみ表示されますので、該当する行の横にある「入金ボタン」をクリック⇒「登録して次を入力」


(2)(3)を繰り返します。

翌年、その年の請求データを作成⇒未入金分は合算請求


そして翌年、また請求データを作りますので、未入金データと一緒に請求できます。会費や管理費の請求入金業務が飛躍的に効率アップ・正確になります。


※入金は消込処理(入金日を入れる)だけで会計にも家別入金履歴にも反映されます。

業務フローとポイント

管理費などの請求方法は

(1)基準日をもとに請求データを生成(ボタン1発!)

(2)システム導入時に差額があったら入力(未入金を請求する場合)

(3)郵便振込取扱票の印刷(請求書発行)

(4)入金処理(入金日を入力して消込をしていく)

※必要に応じて 再請求処理→→→(3)を開くと、未入金者のみ印刷されます。

=====翌年から

(5)基準日をもとに請求データを生成(ボタン1発!)

(6)前年度未入金をまとめて自動合算請求

(7)入金処理(入金日を入力して消込をしていく)・


となります。

・通常の振込の場合、入金日を入力することによって「入金完了」となり、自動的に会計に転記されます。
・引き落とし契約の場合、請求処理=入金処理完了となり、自動的に会計に転記されます。

システム導入時の準備(初回のみ)

まず「請求方法」を一つ以上登録してください。

「会計」⇒「会計を選択」し、ツールバー「マスタ」→「請求方法マスタ」にて「新規」→「名称入力」→「一括作成 あり(作成のみ)」→「上書き」

例:「郵便局」が基本です。(→必須ですので必ず設定してください。※郵便局は使わなくても消さないでください。)

他に「口座から引き落とし契約」等があればその会社名を登録してください。→→「自動引き落とし」は、金融会社との別途契約が必要です。

「入金に対応する勘定科目」を設定してください。(入力の2度手間をなくし、超便利です。)

あらかじめ名簿に必要な項目(住所氏名・会費項目に対する基本金額)が入力しておいてください。

名簿の該当者(集金すべき家)に「請求方法」と「請求する金額」を登録してください。※一括入力などを駆使してください。

例:墓地管理費の金額が入っている人を絞り込み、その家に「請求方法」を一括入力してください。

例:自動引き落とし契約をされている場合は、その会社名を入力

「未収金」「もらいすぎで返金すべき金」がある場合、「差額・調整費」を入力

例:「すでに5年分先払いでもらっている場合」は「差額・調整費」で「入金日と金額」を入力しておいてください。
帳票プログラム作成の場合、請求データは通常通り生成しますが、入金額が上回っているので、ゆうちょ銀行の払込用紙は印刷されません。

請求処理(請求データ生成)

「基準日をもとに請求データを生成」(例;年1回 4月1日付けで全員に)

例えば4月1日付けで「請求方法が郵便局となっている人全員」に「入金日の入っていない請求明細」を作ります。

出納帳の該当会計を開き、ツールバー

通常の場合、郵便局で作成する方が無難です。(現金集金の場合もあらかじめ印刷しておき、回収時に寺務所への「入金伝票」として利用する、、、、等)

★代金回収業者と契約されている場合は「自動引き落とし契約」のデータを作成でき、業者へ納品用のCSV出力が可能となります。

随時いつでも「郵便振替取扱票」を印刷できます。(常に未入金者残高がある人だけ出力されます)ので、年度内の再請求も簡単にできます。

請求用紙の印刷(必ず家番号も印刷してください)

(1)出納帳の該当会計を選択してください。

(2)ツールバー

郵便振替取扱票などの請求書は請求残高が0円以上の人だけに発行されます。

「郵便振替取扱票」の印刷

未入金リストを開いて、その画面上で「郵便振替取扱票」(または金融機関への引き落とし依頼CSVデータ)を印刷します。

データは蓄積されますので、未入金データは合算されて印刷されます。

自動引き落とし契約の処理

金融機関への引き落とし依頼CSVデータの出力

入金入力(消込方式=入金日を入力)

ゆうちょ銀行の郵便振替用紙(控え)を見ながらの入力(推測:1件3~5秒程度)

・家番号をバーコード印刷している場合:バーコードを入力

・家番号をバーコード印刷していない場合:家番号がわかれば、0埋めで5桁を入力

持参や銀行振込の場合の入金入力

・持参の場合:家番号がわからない場合→檀家詳細情報で家番号を調べてください。
・振込の場合:事前に「振込の場合は家番号を打電してください」旨のメッセージを案内用紙に印刷しておくといいかもしれません。

※QRコード決済をご利用されたい場合、ご相談に応じます。

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