最近は、ゆうちょの振替取扱票がとてもややこしく(入金データの郵送が有料となり、ホームページからのデータ取得がとても面倒)なってきました。
・『地区ごとに世話役さんがいて集金していただいている』という場合もあるでしょうし、
・振込や、持参されておみえの方もあると思います。
シンサラでは「消し込み式の入金管理方法」がありますので、年会費などはこの方式で処理されることをお奨めします。独自の機能です。
目次
「消し込み式とは」
まず請求データを年初発行日にドン!と作り、入金があった場合にそれぞれ入金日を入れて消しこんでいく方法)です。
メリット:
・作業効率アップ
・未入金者の検索が容易
準備
(1)支払方法の種類を作って入力してください(名簿に「請求方法」という欄があります)
例:「郵便局」「集金」「持参」など
例:「銀行からの一斉引き落とし」などの契約をされている場合は、その契約されている方の
(※収納代行会社との事前契約が必要です。)
というように入力してください。
(請求データを作るときに絞り込んで作るためのものです。例:〇月〇日に一斉引落しをしたり、ゆうちょ用紙を発送、世話役さんに依頼する時などのため。特に全員でしたら、便宜上、郵便局でも構いません。)
(2)名簿の金額欄に金額を入力しておいてください。
請求データを作成(スタート)
例:年の始めに請求データを作成
※年1回行うのか、毎月行うのかによって異なります。
業務はなるべく分散せずに年に1回した方がいいかと思います。(しかし、これはお寺さんの状況(スタッフ数や規模)によって異なりますです。)
「入金に対応する相手科目」を設定してください。
請求書(ゆうちょ用紙などを)発行・印刷
エクセル自由設計で、「ゆうちょ用紙付きA4用紙」に印刷して発送してください。
入金入力方法
※入金は消込処理(入金日を入れる)だけで会計にも家別入金履歴にも反映されます。
例1:地区の世話役さんが集金してまとめて持参の場合
地区を選んで「決定」ボタンを押すと「未入金の明細だけが表示されます」⇒⇒入金分を印をつけたら、一番下の「一括入金処理」で終了!これだけです。
例2:1人ずつランダムで入金処理をするとき
家番号を入力・またはバーコードで読むと、請求明細が表示されますので、「入金アイコン」をクリック!これだけです。
(1)入金日を入力
(2)ゆうちょ銀行の入金明細を見て「家番号を手入力」または「バーコード読み込み」(※フリガナ氏名検索もできます。)
※現金で持参の場合も「家番号を手入力」
(3)その家の未入金明細のみ表示されますので、該当する行の横にある「入金ボタン」をクリック⇒「登録して次を入力」
↓
(2)(3)の繰り返しです。